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Die GFA Consulting Group ist eines der führenden deutschen Beratungsunternehmen im Rahmen der internationalen Entwicklungszusammenarbeit. Unser Kerngeschäft ist die Beratung und das Management von Projekten, die über bi- und multilaterale Fonds finanziert werden. Seit 1982 ist GFA in mehr als 130 Ländern aktiv. Im Laufe der Jahre hat das Unternehmen den Umfang seiner Arbeit, die derzeit zehn strategische Geschäftsfelder umfasst, kontinuierlich erweitert. An unserem Firmensitz in Hamburg-Volksdorf beschäftigen wir derzeit über 350 Mitarbeiter und mehr als 1400 Mitarbeiter im Ausland.
Wir suchen ab 01. September 2020 einen
Administrativen Koordinator (m/w/d)/ Assistent (m/w/d) für eine unserer Abteilungen
Die Administrativen Koordinatoren (AKs) sind der zentrale Ansprechpartner der Fachabteilungen. Die Hauptaufgaben liegen in der Unterstützung unserer Consultants bei der Akquise neuer Projekte sowie bei der Betreuung und Koordination laufender Projekte und der Erledigung anfallender Büroaufgaben.
Ihre Aufgaben:
- Unterstützung bei der Projektakquise
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- Eigenverantwortliche Zusammenstellung von administrativen Angebotsunterlagen für die Akquise neuer Projekte
- Internationale Korrespondenz mit Partnerorganisationen und Experten
- Layoutprüfung/Formatieren und teilweise sprachliche Überarbeitung der Angebote
- Qualitätssicherung, Koordinierung des Drucks und Versand der gesamten Angebotsunterlagen unter Beachtung der Geberkriterien (v.a. GIZ, EU) und Abgabefristen
- Unterstützung bei der Projektbetreuung
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- Unterstützung bei der administrativen und organisatorischen Betreuung laufender Projekte
- Ansprechpartner/in für Konsortialpartner und Experten für administrative Angelegenheiten
- Prüfung von Rechnungen, Timesheets, Monatsjournalen, des Anlagevermögens sowie der Betriebsmittelanforderungen
- Büromanagement
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- Organisation von Sitzungen / Veranstaltungen und Terminmanagement
- Dienstreisevorbereitungen (Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Visaanträge,…)
- Pflege der Projektreferenz-Datenbank sowie Aktualisieren der virtuellen Projekträume
- Layout-Prüfung und Formatierung von Texten
- Sprachliche Prüfung von Texten
Fachliche/persönliche Anforderungen:
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (Bürokauffrau, Fremdsprachenkorrespondenz, Europaassistenz …) oder Bachelorstudium mit erster relevanter Berufserfahrung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowie gute Französischkenntnisse wären von Vorteil
- Sehr gute Anwenderkenntnisse in den gängigen MS- Office-Produkten (insbes. Word) sowie im Umgang mit Datenbanken
- Hohes Qualitäts- und Verantwortungsbewusstsein
- Fähigkeit, auch in arbeitsintensiven Phasen den Überblick zu bewahren, Fristen einzuhalten und pragmatische Entscheidungen zu treffen
- Eigeniniative, Aufgeschlossenheit und Kommunikationsgeschick zeichnen Sie aus
- Selbständigkeit und effizientes Zeitmanagement
- Betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse und / oder Erfahrungen im Bereich von Fördergeldern, Drittmittelverwaltung sind für weitere optionale Aufgaben von Vorteil
Die GFA bietet Ihnen ein zukunftsorientiertes und weltoffenes Arbeitsumfeld mit einer starken Werteorientierung. Diese Position ist zwei Jahre befristet, grundsätzlich wird ein unbefristetes Arbeitsverhältnis angestrebt. Es ist eine Vollzeit Position mit 40 Std pro Woche.
Die GFA Consulting Group bietet Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen
- eine lebendige und kollegiale Unternehmenskultur
- ein umfangreiches betriebliches und persönliches Weiterbildungsangebot
- attraktive Zusatzleistungen (Zuschuss zum ÖPNV Ticket, KITA Zuschuss, Förderung von Sport- und Gesundheitsmaßnahmen, etc.)
- ein firmenweites Nachhaltigkeitskonzept
Bewerben
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Bezug ASS-DEU19GFA0003-GOV+EPO unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung, des frühestmöglichen Eintrittstermins mit Angabe Ihres Sprachniveaus nach dem Europäischen Kompetenzrahmen http://www.europaeischer-referenzrahmen.de per E-Mail. Interviews mit Kandidaten finden so bald wie möglich statt.
Frau Kirsten Kogelfranz
E-Mail: Kogelfranz@gfa-group.de
Tel.: +49 40 60 30 61 26